Cơ sở pháp lý:

• Luật sở hữu trí tuệ sửa đổi 2019
• Thông tư số 01/2007/BKHCN
• Thông tư số 01/2016/BKHCN

1. Trường hợp thứ nhất:

Sau 01 tháng kể từ ngày nộp đơn sẽ được coi là chấp nhận đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ nếu hồ sơ của bạn đầy đủ các tài liệu tối thiểu theo quy định tại điểm 7, điểm 13 của Thông tư số 16/2016/BKHCN:
“7. Yêu cầu chung đối với đơn đăng ký sở hữu công nghiệp
7.1 Tài liệu tối thiểu
Cục Sở hữu trí tuệ chỉ tiếp nhận đơn đăng ký sở hữu công nghiệp (sau đây gọi là “đơn”) nếu khi được nộp, đơn có ít nhất các loại tài liệu quy định tại các điểm a, b và e khoản 1 Điều 100, khoản 1 Điều 108 của Luật Sở hữu trí tuệ và quy định cụ thể sau đây:
a) Đối với đơn đăng ký sáng chế, thiết kế bố trí, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu và chỉ dẫn địa lý, các tài liệu bắt buộc phải có để đơn được tiếp nhận gồm:
(i) Tờ khai đăng ký;
(ii) Tài liệu, mẫu vật, thông tin thể hiện đối tượng sở hữu công nghiệp được đăng ký;
Cụ thể: đối với đơn đăng ký sáng chế là bản mô tả sáng chế; đối với đơn đăng ký kiểu dáng công nghiệp là bộ ảnh chụp, bộ bản vẽ và bản mô tả kiểu dáng công nghiệp; đối với đơn đăng ký nhãn hiệu là mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hoá, dịch vụ mang nhãn hiệu; đối với đơn đăng ký chỉ dẫn địa lý là bản mô tả tính chất, chất lượng đặc thù của sản phẩm mang chỉ dẫn địa lý và bản đồ khu vực địa lý tương ứng với chỉ dẫn địa lý;
(iii) Chứng từ nộp phí, lệ phí.
Nếu thiếu một trong các tài liệu nói trên, Cục Sở hữu trí tuệ có quyền từ chối tiếp nhận đơn.
b) Đối với đơn đăng ký nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận, ngoài các tài liệu quy định tại điểm 7.1.a trên đây, đơn còn bắt buộc phải có thêm các tài liệu sau đây:
(i) Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận;
(ii) Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý);
(iii) Bản đồ xác định lãnh thổ (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm).
7.2 Yêu cầu đối với đơn
a) Đơn phải đáp ứng các yêu cầu chung quy định tại Điều 100 và Điều 101 của Luật Sở hữu trí tuệ và các yêu cầu riêng đối với từng loại đối tượng sở hữu công nghiệp quy định tại các điều 102, 103, 104, 105, 106 của Luật Sở hữu trí tuệ được hướng dẫn chi tiết tại các điểm 23, 28, 33, 37 và 43 của Thông tư này.
b) Để bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật trong quá trình xử lý, đơn còn phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức sau đây:
(i) Mỗi đơn chỉ được yêu cầu cấp một văn bằng bảo hộ và loại văn bằng bảo hộ được yêu cầu cấp phải phù hợp với đối tượng sở hữu công nghiệp nêu trong đơn;
(ii) Mọi tài liệu của đơn đều phải được làm bằng tiếng Việt, trừ các tài liệu có thể được làm bằng ngôn ngữ khác theo quy định tại điểm 7.3 và điểm 7.4 của Thông tư này;
(iii) Mọi tài liệu của đơn đều phải được trình bày theo chiều dọc (riêng hình vẽ, sơ đồ và bảng biểu có thể được trình bày theo chiều ngang) trên một mặt giấy khổ A4 (210mm x 297mm), trong đó có chừa lề theo bốn phía, mỗi lề rộng 20mm, trừ các tài liệu bổ trợ mà nguồn gốc tài liệu đó không nhằm để đưa vào đơn;
(iv) Đối với tài liệu cần lập theo mẫu thì bắt buộc phải sử dụng các mẫu đó và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu vào những chỗ thích hợp;
(v) Mỗi loại tài liệu nếu bao gồm nhiều trang thì mỗi trang phải ghi số thứ tự trang đó bằng chữ số Ả-rập;
(vi) Tài liệu phải được đánh máy hoặc in bằng loại mực khó phai mờ, một cách rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xoá, không sửa chữa; trường hợp phát hiện có sai sót không đáng kể thuộc về lỗi chính tả trong tài liệu đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ thì người nộp đơn có thể sửa chữa các lỗi đó, nhưng tại chỗ bị sửa chữa phải có chữ ký xác nhận (và đóng dấu, nếu có) của người nộp đơn;
(vii) Thuật ngữ dùng trong đơn phải là thuật ngữ phổ thông (không dùng tiếng địa phương, từ hiếm, từ tự tạo). Ký hiệu, đơn vị đo lường, phông chữ điện tử, quy tắc chính tả dùng trong đơn phải theo tiêu chuẩn Việt Nam;
(viii) Đơn có thể kèm theo tài liệu bổ trợ là vật mang dữ liệu điện tử của một phần hoặc toàn bộ nội dung tài liệu đơn.
c) Đơn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng bản tài liệu, mẫu, bản vẽ, ảnh chụp và yêu cầu cụ thể đối với từng loại đơn tương ứng quy định tại Thông tư này.
d) Tờ khai và tài liệu khác của đơn phải bảo đảm có đầy đủ các thông tin bắt buộc và thống nhất; bản dịch tiếng Việt của tài liệu đơn phải phù hợp với bản gốc; giấy uỷ quyền phải bao hàm nội dung công việc thuộc phạm vi uỷ quyền.
e) Đối tượng nêu trong đơn phải được phân nhóm, phân loại chính xác theo quy định.
g) Đối với các tài liệu yêu cầu phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (cơ quan đã nhận đơn đầu tiên, công chứng, uỷ ban nhân dân…) thì phải có con dấu xác nhận của cơ quan đó.
7.3 Các tài liệu sau đây có thể được làm bằng ngôn ngữ khác tiếng Việt nhưng phải được dịch ra tiếng Việt:
a) Giấy uỷ quyền;
b) Tài liệu xác nhận quyền đăng ký nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đăng ký của người khác (chứng nhận thừa kế; chứng nhận hoặc thoả thuận chuyển giao quyền nộp đơn, kể cả chuyển giao đơn đã nộp; hợp đồng giao việc hoặc hợp đồng lao động…);
c) Các tài liệu chứng minh cơ sở hưởng quyền ưu tiên (xác nhận của cơ quan nhận đơn đối với bản sao đơn (các đơn) đầu tiên; danh mục hàng hoá, dịch vụ thuộc đơn đăng ký nhãn hiệu đầu tiên; giấy chuyển nhượng quyền ưu tiên nếu quyền đó được thụ hưởng từ người khác).
7.4 Các tài liệu sau đây có thể được làm bằng ngôn ngữ khác tiếng Việt, nhưng nếu Cục Sở hữu trí tuệ yêu cầu thì phải được dịch ra tiếng Việt:
a) Bản sao đơn đầu tiên để chứng minh cơ sở hưởng quyền ưu tiên;
b) Các tài liệu khác để bổ trợ cho đơn.
13. Thẩm định hình thức đơn
13.8 Thời hạn thẩm định hình thức đơn
a) Thời hạn thẩm định hình thức là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.”

2. Trường hợp thứ hai:

Trường hợp bộ hồ sơ đơn đăng ký nhãn hiệu không đủ các tài liệu, thông tin theo quy định tại điểm 7 của thông tư số 16/2016/BKHCN thì bạn cần phải bổ sung thêm những tài liệu và các thông tin còn thiếu hoặc sai sót, thì thời hạn chấp đơn đăng ký nhãn hiệu của người nộp đơn khoảng 02 tháng kể từ ngày nộp đơn. Trường hợp này cần căn cứ vào những quy định sau:
“13.3 Xử lý các thiếu sót của đơn trong giai đoạn thẩm định hình thức
Nếu đơn còn có các thiếu sót sau đây, Cục Sở hữu trí tuệ thông báo cho người nộp đơn và trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày ra thông báo, người nộp đơn phải sửa chữa thiếu sót đó:
a) Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức quy định tại điểm 7.2 của Thông tư này (không đủ số lượng bản của một trong số các loại tài liệu bắt buộc phải có; đơn không thoả mãn tính thống nhất; đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức trình bày; đơn đăng ký nhãn hiệu không ghi rõ loại nhãn hiệu được đăng ký, thiếu phần mô tả nhãn hiệu, kết quả phân nhóm hàng hoá, dịch vụ không chính xác, thiếu bản dịch tài liệu hưởng quyền ưu tiên, nếu cần; thông tin về người nộp đơn tại các tài liệu không thống nhất với nhau hoặc bị tẩy xoá hoặc không được xác nhận theo đúng quy định…);
b) Chưa nộp đủ lệ phí nộp đơn và lệ phí công bố đơn;
c) Không có giấy uỷ quyền hoặc giấy uỷ quyền không hợp lệ (nếu đơn nộp thông qua đại diện).
13.8 Thời hạn thẩm định hình thức đơn
b) Nếu trong quá trình thẩm định hình thức đơn, người nộp đơn chủ động hoặc theo yêu cầu của Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành việc sửa chữa, bổ sung tài liệu thì thời hạn thẩm định hình thức được kéo dài thêm bằng khoảng thời gian dành cho việc sửa chữa, bổ sung tài liệu.”
Để xác định thời hạn có thông báo xác định đơn hợp lệ về hình thức phải căn cứ vào thông tin và hồ sơ đơn đăng ký nhãn hiệu, để thời hạn có thông báo đơn hợp lệ về hình thức có thời gian nhanh nhất thì chủ đơn hoặc các Tổ chức Đại diện sở hữu trí tuệ phải xây dựng, cung cấp, đủ chính xác các tài liệu thông tin theo quy định tại Thông tư số 16/2016/BKHCN và cụ thể là các điểm đã nêu ở trên.