1. Giấy khai đăng ký xe: (theo mẫu của Bộ Công an).

2. Giấy tờ của chủ xe:

2.1. Chủ xe là người Việt Nam, xuất trình một trong những giấy tờ sau:

– Giấy chứng minh nhân dân (hoặc Sổ hộ khẩu).

– Giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác, kèm theo Giấy chứng minh Công an nhân dân; giấy chứng minh Quân đội nhân dân (theo quy định của Bộ Quốc phòng); trường hợp không có Giấy chứng minh Công an nhân dân, giấy chứng minh Quân đội nhân dân thì phải có giấy xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác.

– Thẻ học viên, sinh viên học theo hệ tập trung từ 2 năm trở lên của các trường trung cấp, cao đẳng, đại học, học viện; giấy giới thiệu của nhà trường.

– Chủ xe là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về sinh sống, làm việc tại Việt Nam, xuất trình Sổ tạm trú hoặc Sổ hộ khẩu và Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) hoặc giấy tờ khác có giá trị thay Hộ chiếu.

2.2. Chủ xe là người nước ngoài

– Người nước ngoài làm việc trong các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế, xuất trình Chứng minh thư ngoại giao hoặc Chứng minh thư công vụ (còn giá trị sử dụng), nộp giấy giới thiệu của Cục Lễ tân nhà nước hoặc Sở Ngoại vụ.

– Người nước ngoài làm việc, sinh sống ở Việt Nam, xuất trình Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) hoặc giấy tờ khác có giá trị thay Hộ chiếu; Thẻ thường trú, Thẻ tạm trú từ một năm trở lên và giấy phép lao động theo quy định, nộp giới thiệu của tổ chức, cơ quan Việt Nam có thẩm quyền.

2.3. Chủ xe là cơ quan, tổ chức

– Cơ quan, tổ chức Việt Nam, xuất trình Giấy chứng minh nhân dân của người đến đăng ký xe kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam, xuất trình Chứng minh thư ngoại giao hoặc Chứng minh thư công vụ (còn giá trị sử dụng) của người đến đăng ký xe; nộp giấy giới thiệu của Cục Lễ tân nhà nước hoặc Sở Ngoại vụ.

– Doanh nghiệp liên doanh hoặc doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, Văn phòng đại diện, doanh nghiệp nước ngoài trúng thầu tại Việt Nam, các tổ chức phi chính phủ, xuất trình giấy chứng minh nhân dân của người đến đăng ký xe và nộp giấy giới thiệu; trường hợp tổ chức đó không có giấy giới thiệu thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý cấp trên.

– Người được uỷ quyền đến đăng ký xe phải xuất trình Giấy chứng minh nhân dân của mình; nộp giấy uỷ quyền có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc xác nhận cơ quan, đơn vị công tác.

3. Giấy tờ của xe:

–Chứng từ chuyển nhượng xe gồm một trong các giấy tờ sau đây:

+ Quyết định bán, cho, tặng hoặc hợp đồng mua bán theo quy định của pháp luật.

+ Văn bản thừa kế theo quy định của pháp luật.

+ Hoá đơn bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính.

+ Văn bản đồng ý cho bán xe của Tổng cục Hậu cần – Kỹ thuật (đối với xe Công an) của Bộ Tổng tham mưu (đối với xe Quân đội) được trang cấp bằng nguồn ngân sách nhà nước, khi bán ra dân sự phải có

+ Văn bản đồng ý cho bán xe của Bộ trưởng hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị doanh nghiệp kèm theo hợp đồng mua bán và bản kê khai bàn giao tài sản đối với xe là tài sản của doanh nghiệp nhà nước được giao, bán, khoán kinh doanh, cho thuê, khi đăng ký, sang tên chuyển nhượng phải có

+ Quyết định phân bổ, điều động xe của Bộ Công an (xe được trang cấp) hoặc chứng từ mua bán (xe do các cơ quan, đơn vị tự mua sắm) đối với xe máy chuyên dùng phục vụ mục đích an ninh của Công an nhân dân,

+ Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe hoặc có xác nhận của cơ quan, đơn vị công tác.

– Chứng từ lệ phí trước bạ xe

+ Biên lai hoặc giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt hoặc séc qua kho bạc nhà nước (có xác nhận của kho bạc nhà nước đã nhận tiền) hoặc giấy ủy nhiệm chi qua ngân hàng nộp lệ phí trước bạ theo quy định của Bộ Tài chính; trường hợp nhiều xe chung một chứng từ lệ phí trước bạ thì mỗi xe đều phải có bản sao có công chứng, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan đã cấp chứng từ lệ phí trước bạ đó.

+ Xe được miễn lệ phí trước bạ, chỉ cần tờ khai lệ phí trước bạ có xác nhận của cơ quan thuế (thay cho Biên lai hoặc giấy nộp lệ phí trước bạ).

– Chứng từ nguồn gốc xe

+ Xe nhập khẩu theo hợp đồng thương mại, xe miễn thuế, xe chuyên dùng có thuế suất 0%, xe viện trợ dự án: Tờ khai nguồn gốc xe ô tô; xe gắn máy nhập khẩu (theo mẫu của Bộ Tài chính).

+ Xe nhập khẩu theo chế độ tạm nhập, tái xuất của các đối tượng được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; xe của chuyên gia nước ngoài thực hiện chương trình dự án ODA ở Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mời về nước làm việc: Giấy phép nhập khẩu xe của cơ quan Hải quan.

+ Xe nhập khẩu phi mậu dịch, xe là quà biếu, quà tặng hoặc xe nhập khẩu là tài sản di chuyển, xe viện trợ không hoàn lại, nhân đạo: Tờ khai hàng hoá xuất, nhập khẩu phi mậu dịch theo quy định của Bộ Tài chính kèm theo biên lai thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu (theo quy định phải có) hoặc lệnh ghi thu, ghi chi hoặc giấy nộp tiền qua kho bạc hoặc chuyển khoản hoặc uỷ nhiệm chi qua ngân hàng ghi rõ đã nộp thuế. Trường hợp không có Biên lai thuế thì phải có quyết định miễn thuế hoặc văn bản cho miễn thuế của cấp có thẩm quyền hoặc có giấy xác nhận hàng viện trợ theo quy định của Bộ Tài chính (thay thế cho biên lai thuế).

Xe có thuế suất bằng 0% thì chỉ cần Tờ khai hàng hoá xuất, nhập khẩu phi mậu dịch theo quy định của Bộ Tài chính trong đó phải ghi nhãn hiệu xe và số máy, số khung.

+ Đối với rơmoóc sơmi rơmoóc, máy kéo, xe máy điện, ô tô điện nhập khẩu: Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu (dùng cho đăng ký biển số) theo quy định của Bộ Giao thông vận tải. Trường hợp Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu không ghi nhãn hiệu thì trong giấy đăng ký xe, tại mục số loại phải ghi tên nước sản xuất.

+ Xe sản xuất, lắp ráp: Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng phương tiện giao thông cơ giới đường bộ theo quy định của Bộ Giao thông vận tải.

+ Xe cải tạo: Giấy chứng nhận đăng ký xe (xe đã đăng ký) hoặc chứng từ nguồn gốc nhập khẩu (xe đã qua sử dụng), kèm theo Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo theo quy định của Bộ Giao thông vận tải hoặc của Bộ Công an (đối với xe của lực lượng Công an nhân dân).

Trường hợp xe chỉ thay thế tổng thành máy, thân máy (Block) hoặc tổng thành khung thì chứng từ nguồn gốc phải có thêm Tờ khai hàng xuất, nhập khẩu kèm theo bản kê khai chi tiết của tổng thành máy, tổng thành khung (bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp lệ). Trường hợp sử dụng tổng thành máy hoặc tổng thành khung sản xuất trong nước phải có Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng theo quy định của Bộ Giao thông vận tải.

Trường hợp sử dụng tổng thành máy hoặc tổng thành khung của xe đã đăng ký, phải có thêm Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số (ghi rõ cấp cho tổng thành máy hoặc tổng thành khung).

Trường hợp sử dụng tổng thành máy, tổng thành khung bị tịch thu thì phải có thêm quyết định tịch thu của cấp có thẩm quyền kèm theo hoá đơn bán hàng tịch thu sung quỹ Nhà nước theo quy định.

+ Xe xử lý tịch thu sung quỹ nhà nước: Quyết định tịch thu sung quỹ nhà nước của cấp có thẩm quyền, kèm theo hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước do Bộ Tài chính phát hành (trường hợp tài sản xử lý theo hình thức thanh lý); Biên bản bàn giao tiếp nhận tài sản (trường hợp xử lý tài sản theo hình thức điều chuyển).

+ Xe có quyết định xử lý vật chứng: Quyết định xử lý vật chứng của Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát hoặc Toà án (bản chính cấp cho từng xe), kèm theo phiếu thu tiền hoặc giấy biên nhận tiền hoặc biên bản bàn giao (nếu là người bị hại). Trường hợp quyết định xử lý vật chứng tịch thu sung quỹ nhà nước phải có Hoá đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước do Bộ Tài chính phát hành (trường hợp tài sản xử lý theo hình thức thanh lý); Biên bản bàn giao tiếp nhận tài sản (trường hợp xử lý tài sản theo hình thức điều chuyển).

+ Xe thuộc diện xử lý hàng tồn đọng kho ngoại quan: Chứng từ nguồn gốc nhập khẩu theo quy định, kèm theo Quyết định bán tài sản hàng tồn đọng kho ngoại quan của Hội đồng xử lý hàng tồn đọng kho ngoại quan theo quy định của Bộ Tài chính.

Riêng đối với xe thuộc danh mục cấm nhập khẩu theo quy định của Chính phủ phải có quyết định tịch thu sung quỹ nhà nước của Cục Hải quan.

+ Xe thuộc diện xử lý hàng tồn đọng tại cảng biển

– Quyết định bán tài sản của Hội đồng xử lý hàng tồn đọng tại cảng biển do Chủ tịch Hội đồng là lãnh đạo Sở Tài chính ký.

– Trường hợp xe thuộc diện xử lý hàng tồn đọng bị tịch thu sung quỹ nhà nước thì chứng từ nguồn gốc thực hiện theo quy định tại điểm 3.3.7 khoản 3 Điều này.

+ Xe thuộc diện phải truy thu thuế nhập khẩu

 Xe đã đăng ký, nay phát hiện chứng từ nguồn gốc giả: Biên lai thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu (nếu có);

Giấy chứng nhận đăng ký xe hoặc quyết định xử lý vật chứng hoặc kết luận bằng văn bản của cơ quan điều tra.

+ Xe phải truy thu thêm thuế nhập khẩu:

Quyết định truy thu thuế của Cục Hải quan hoặc của Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Giấy nộp tiền thuế nhập khẩu vào ngân sách nhà nước.

– Hồ sơ gốc của xe.

+ Xe dự trữ quốc gia: Lệnh xuất bán hàng dự trữ quốc gia của Cục Dự trữ quốc gia; trường hợp nhiều xe chung một lệnh xuất bán thì phải sao cho mỗi xe một lệnh (bản sao phải có xác nhận của Cục Dự trữ quốc gia), kèm theo Tờ khai nguồn gốc nhập khẩu xe hoặc giấy xác nhận của Tổng cục Hải quan (mỗi xe 1 bản chính) ghi rõ nhãn hiệu, số máy, số khung.

+ Trường hợp các Bộ, ngành thay đổi các biểu mẫu về chứng từ nhập khẩu, chứng từ thuế và các loại giấy tờ khác có liên quan đến công tác đăng ký xe thì giao cho Cục Cảnh sát giao thông đường bộ – đường sắt có trách nhiệm thông báo để cơ quan đăng ký xe thực hiện.