1. Các trường hợp được cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu

Cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu là việc cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ cho đất chưa từng được cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ hoặc giấy chứng nhận tương đương khác.
Theo khoản 3 Điều 95 Luật đất đai năm 2013 thì có các trường hợp được đăng ký cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu như sau:
– Thửa đất được Nhà nước giao, cho thuê để sử dụng;
– Thửa đất đang sử dụng mà chưa đăng ký;
– Thửa đất được Nhà nước giao để quản lý mà chưa đăng ký;
– Nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất chưa đăng ký.
Tuy nhiên, người sử dụng đất còn phải đáp ứng đủ các điều kiện được cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ quy định tại Điều 100, Điều 101 và Điều 102 Luật đất đai năm 2013 thì mới được cấp. Điều 18 Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 quy định chi tiết các giấy tờ quy định tại điểm g khoản 1 Điều 100 Luật đất đai năm 2013.

Như vậy, không phải ai đang sử dụng đất mà trước đó chưa đăng ký thì đều được cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu, mà phải đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thì mới được cấp.

2. Hồ sơ cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu

Theo Điều 8 Văn bản hợp nhất số 02/VBHN-BTNMT năm 2019 thì hồ sơ cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu gồm:
* Trường hợp Thửa đất được Nhà nước giao, cho thuê để sử dụng; Thửa đất đang sử dụng mà chưa đăng ký
– Đơn đăng ký, cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ theo Mẫu số 04a/ĐK2;
– Một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 100 của Luật Đất đai năm 2013 và Điều 18 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 đối với trường hợp đăng ký về quyền sử dụng đất;
– Một trong các giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 đối với trường hợp đăng ký về quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.
Trường hợp đăng ký về quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình xây dựng thì phải có sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (trừ trường hợp trong giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng đã có sơ đồ phù hợp với hiện trạng nhà ở, công trình đã xây dựng);
– Báo cáo kết quả rà soát hiện trạng sử dụng đất đối với trường hợp tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo đang sử dụng đất từ trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 theo Mẫu số 08/ĐK;
– Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính; giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có);
– Đối với đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng đất vào mục đích quốc phòng, an ninh thì ngoài giấy tờ tại điểm thứ nhất, thứ hai và thứ tư thì phải có quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an về vị trí đóng quân hoặc địa điểm công trình; bản sao quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch sử dụng đất vào mục đích quốc phòng, an ninh trên địa bàn các quân khu, trên địa bàn các đơn vị thuộc Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng, trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương mà có tên đơn vị đề nghị cấp Giấy chứng nhận;
– Trường hợp có đăng ký quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề phải có hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận hoặc quyết định của Tòa án nhân dân về việc xác lập quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề, kèm theo sơ đồ thể hiện vị trí, kích thước phần diện tích thửa đất mà người sử dụng thửa đất liền kề được quyền sử dụng hạn chế.
* Trường hợp Nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất chưa đăng ký
– Đơn đăng ký, cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ theo Mẫu số 04a/ĐK;
– Một trong các giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021;
Trường hợp chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên đất nông nghiệp mà chủ sở hữu công trình không có một trong các loại giấy tờ quy định tại Điều 32 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 hoặc công trình được miễn giấy phép xây dựng thì chủ sở hữu công trình nộp hồ sơ thiết kế xây dựng của công trình đó theo quy định của pháp luật về xây dựng. Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất gửi phiếu lấy ý kiến cơ quan quản lý nhà nước đối với loại tài sản đó theo quy định tại Điểm đ Khoản 3 Điều 70 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 cùng với hồ sơ thiết kế xây dựng của công trình.
– Sơ đồ về tài sản gắn liền với đất (trừ trường hợp trong giấy tờ về quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã có sơ đồ tài sản phù hợp với hiện trạng);
– Giấy chứng nhận đã cấp đối với trường hợp chứng nhận bổ sung quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
– Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính; giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về tài sản gắn liền với đất (nếu có);
– Văn bản chấp thuận của người sử dụng đất đồng ý cho xây dựng công trình đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật và bản sao giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai đối với trường hợp chủ sở hữu công trình không đồng thời là người sử dụng đất.
* Trường hợp Thửa đất được Nhà nước giao để quản lý mà chưa đăng ký
– Đơn đăng ký theo Mẫu số 04a/ĐK;
– Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giao đất để quản lý (nếu có);
– Sơ đồ hoặc trích đo địa chính thửa đất, khu đất được giao quản lý (nếu có).
* Trường hợp nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua nhà ở, công trình xây dựng của tổ chức đầu tư xây dựng để bán
– Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ;
– Hợp đồng về chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở, công trình xây dựng theo quy định của pháp luật;
– Biên bản bàn giao nhà, đất, công trình xây dựng.
Tùy vào việc đăng ký cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ thuộc trường hợp nào mà có hồ sơ tương ứng với trường hợp đó.
Người nộp hồ sơ phải chuẩn bị đủ các giấy tờ, tài liệu theo đúng quy định để thực hiện thủ tục nhanh chóng và dễ dàng hơn.

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu

Điều 105 Luật đất đai năm 2013 quy định về thẩm quyền cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu như sau:
– Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ cho tổ chức, cơ sở tôn giáo; người Việt Nam định cư ở nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được ủy quyền cho cơ quan tài nguyên và môi trường cùng cấp cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ.
– Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện: Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.

4. Thủ tục cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu

Theo quy định tại Điều 60, Điều 61, Điều 70, Điều 71 và Điều 72 Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 thì việc đăng ký cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu được tiến hành như sau:
Bước 1: Chuẩn bị một bộ hồ sơ theo đúng trường hợp cần được cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai hoặc một trong các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất, nếu có bộ phận một cửa thì phải nộp tại bộ phận một cửa.
Đối với nơi chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh tiếp nhận hồ sơ đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện tiếp nhận hồ sơ đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.
Ngoài ra, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu thì có thể nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi có đất.
Đối với đất được giao, cho thuê thì nộp hồ sơ đến Sở Tài nguyên và Môi trường nếu được giao đất, cho thuê đất theo quy định tại khoản 1 Điều 59 của Luật Đất đai năm 2013; nộp hồ sơ đến Phòng Tài nguyên và Môi trường nếu được giao đất, cho thuê đất theo quy định tại khoản 2 Điều 59 của Luật Đất đai năm 2013.
Đối với đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất tại khu công nghệ cao, khu kinh tế, cảng hàng không, sân bay dân dụng thì do Ban Quản lý khu công nghệ cao, khu kinh tế; Cảng vụ hàng không tiếp nhận hồ sơ.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp hồ sơ hợp lệ theo như quy định của pháp luật.
Bước 3: Cơ quan nhà nước tiến hành giải quyết hồ sơ
UBND cấp xã có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và thực hiện các công việc sau:
– Trường hợp đăng ký đất đai thì xác nhận hiện trạng sử dụng đất so với nội dung kê khai đăng ký; trường hợp không có giấy tờ quy định tại Điều 100 của Luật đất đai năm 2013 và Điều 18 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 thì xác nhận nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp sử dụng đất, sự phù hợp với quy hoạch.
– Trường hợp đăng ký tài sản gắn liền với đất thì xác nhận hiện trạng tài sản gắn liền với đất so với nội dung kê khai đăng ký; trường hợp không có giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 thì xác nhận tình trạng tranh chấp quyền sở hữu tài sản; đối với nhà ở, công trình xây dựng thì xác nhận thời điểm tạo lập tài sản, thuộc hay không thuộc trường hợp phải cấp phép xây dựng, sự phù hợp với quy hoạch được duyệt; xác nhận sơ đồ nhà ở hoặc công trình xây dựng nếu chưa có xác nhận của tổ chức có tư cách pháp nhân về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ;
Trường hợp chưa có bản đồ địa chính thì trước khi thực hiện các công việc nêu trên, Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo cho Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có);
– Niêm yết công khai kết quả kiểm tra hồ sơ, xác nhận hiện trạng, tình trạng tranh chấp, nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời hạn 15 ngày; xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai và gửi hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai.
Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc sau:
– Trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai thì gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã đế lấy ý kiến xác nhận và công khai kết quả như trên;
– Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất ở nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhưng hiện trạng ranh giới sử dụng đất đã thay đổi hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có);
– Kiểm tra, xác nhận sơ đồ tài sản gắn liền với đất đối với tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư mà sơ đồ đó chưa có xác nhận của tổ chức có tư cách pháp nhân về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ;
– Kiểm tra hồ sơ đăng ký; xác minh thực địa trong trường hợp cần thiết; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện được GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ vào đơn đăng ký;
– Trường hợp chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không có giấy tờ hoặc hiện trạng tài sản có thay đổi so với giấy tờ quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021 thì gửi phiếu lấy ý kiến cơ quan quản lý nhà nước đối với loại tài sản đó. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, cơ quan quản lý nhà nước đối với tài sản gắn liền với đất có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Văn phòng đăng ký đất đai;
– Cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất, đăng ký vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai (nếu có);
– Trường hợp người sử dụng đất đề nghị cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ thì gửi số liệu địa chính đến cơ quan thuế đế xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính, trừ trường hợp không thuộc đối tượng phải nộp nghĩa vụ tài chính hoặc được ghi nợ theo quy định của pháp luật; chuẩn bị hồ sơ để cơ quan tài nguyên và môi trường trình ký cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ; cập nhật bổ sung việc cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ cho người được cấp, trường hợp hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại cấp xã thì gửi GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ cho Ủy ban nhân dân cấp xã để trao cho người được cấp.
Cơ quan tài nguyên và môi trường thực hiện các công việc sau:
– Kiểm tra hồ sơ và trình cơ quan có thẩm quyền cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ;
Trường hợp thuê đất thì trình Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền ký quyết định cho thuê đất; ký hợp đồng thuê đất và trình cơ quan có thẩm quyền cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ sau khi người sử dụng đất đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
– Chuyển hồ sơ đã giải quyết cho Văn phòng đăng ký đất đai.
* Trường hợp hồ sơ của người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua nhà ở, công trình xây dựng trong các dự án phát triển nhà ở thì Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
– Kiểm tra các giấy tờ pháp lý trong hồ sơ; xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ vào đơn đăng ký;
– Gửi số liệu địa chính đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính (nếu có);
– Cập nhật thông tin vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai (nếu có);
– Chuẩn bị hồ sơ để trình cơ quan có thẩm quyền cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ quy định tại Điều 37 của Văn bản hợp nhất số 04/VBHN-BTNMT năm 2021;
– Yêu cầu chủ đầu tư dự án nộp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ đã được cấp để chỉnh lý vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai;
– Trao GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ cho người đề nghị cấp Giấy chứng nhận.
Thông báo thực hiện nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất
Cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo việc thực hiện nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được số liệu địa chính.
Thời điểm cơ quan có thẩm quyền ký vào GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ
– Khi nhận được hồ sơ đối với trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không phải nộp, được nợ nghĩa vụ tài chính;
– Khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp phải nộp nghĩa vụ tài chính;
– Khi có quyết định miễn nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật đối với trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được miễn nghĩa vụ tài chính.
Thời gian cơ quan nhà nước tiến hành giải quyết hồ sơ là:
– Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ là không quá 30 ngày;
– Đăng ký, cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ cho người nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng của tổ chức đầu tư xây dựng là không quá 15 ngày;
– Đăng ký, cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ khi thay đổi tài sản gắn liền với đất là không quá 15 ngày.
Bước 4: Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đến nhận GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ tại nơi đã nộp hồ sơ.
Thời hạn cơ quan nhà nước trả kết quả là không quá 03 ngày kể từ ngày có kết quả giải quyết, trừ trường hợp sau:
– Trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính thì việc trao GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ được thực hiện sau khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp chứng từ hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định;
– Trường hợp thuê đất trả tiền hàng năm thì trả kết quả sau khi người sử dụng đất đã ký hợp đồng thuê đất;
– Trường hợp được miễn nghĩa vụ tài chính liên quan đến thủ tục hành chính thì trả kết quả sau khi nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác định được miễn nghĩa vụ tài chính.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì cơ quan nhận hồ sơ có trách nhiệm trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do không đủ điều kiện giải quyết.
Việc cấp GCNQSDĐ, QSHNƠVTSKGLVĐ lần đầu được thực hiện như trên.
Nhìn chung thì các thủ tục về đất đai thường khá phức tạp, đòi hỏi sự hiểu pháp luật của người thực hiện. Tuy nhiên, người dân tiến hành đăng ký đất đai cũng sẽ không phải quá lo lắng về vấn đề này, vì cơ quan nhà nước sẽ hướng dẫn cụ thể về việc này khi đến thực hiện thủ tục đăng ký đất đai. Nhưng việc hiểu biết quy định của pháp luật về đăng ký đất đai sẽ giúp người dân thực hiện các thủ tục này dễ dàng hơn và đỡ mất thời gian.