Quản lý lao động là một trong những quyền cơ bản của người sử dụng lao động trong quan hệ lao động. Để thực hiện quyền quản lý lao động của mình, NSDLĐ có thể sử dụng tổng hợp nhiều biện pháp khác nhau. Trong đó, việc thiết lập và duy trì kỷ luật lao động thông qua nội quy lao động là một trong những biện pháp quản lý quan trọng và hữu hiệu nhất. Vậy Nội quy lao động cần quy định những gì?

1. Nội quy lao động là gì?

Để có thể duy trì được trật tự trong doanh nghiệp, điều hành quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, NSDLĐ cần phải ban hành nội quy lao động (NQLĐ). NQLĐ chính là cơ sở để NSDLĐ thiết lập kỉ luật lao động, căn cứ để xử lý kỉ luật đối với NLĐ có hành vi vi phạm kỉ luật.
Nội quy lao động là văn bản do NSDLĐ có thẩm quyền ban hành quy định về các quy tắc xử sự mà NLĐ phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi vi phạm kỉ luật lao động, các hình thức xử lí kỹ thuật tương ứng và quy định về trách nhiệm vật chất

2. Chủ thể ban hành nội quy lao động

Theo khoản 1 Điều 119 BLLĐ năm 2019 thì chủ thể có thẩm quyền ban hành NQLĐ là NSDLĐ, đây được coi là điều tất yếu xuất phát từ quyền quản lý lao động của NSDLĐ.

3. Phạm vi ban hành nội quy lao động

Không phải tất cả các đơn vị sử dụng lao đồng đều nhất thiết phải có NQLĐ bằng văn bản. NQLĐ bằng văn bản thông thường được ban hành ở những đơn vị có sử dụng lao động tương đối nhiều và tương đối ổn định. Đối với những đơn vị sử dụng ít lao động hoặc không ổn định thì không nhất thiết phải ban hành NQLĐ bằng văn bản.
Điều 118 BLLĐ năm 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.”

4. Nội dung của nội quy lao động

NQLĐ là công cụ để sử dụng thiết lập kỉ luật lao động trong đơn vị nên nội dung của nội quy thường hướng tới các quy định về trật tự trong doanh nghiệp cũng như quyền quản lý lao động của NSDLĐ. Nội dung của NQLĐ không trái pháp luật về lao động và quy định của pháp luật khác có liên quan và thường trập trung vào các nội dung chủ yếu sau đây:
Thứ nhất, những quy định về thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi
Thông thường, NQLĐ phải thể hiện rõ thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định về thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương. Có thể nói, đây là nội dung hết sức quan trọng trong NQLĐ, bởi nó gắn với chế độ làm việc, đến sức khỏe của NLĐ. Do đó, khi quy định vấn đề này, NSDLĐ phải đảm bảo được sự hợp lý giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi của NLĐ. Biểu thời gian làm việc cần phải khoa học để vừa đảm bảo được tiến độ sản xuất của đơn vị lại vừa cho đảm bảo được sức khỏe cho NLĐ. Điều đó không chỉ đảm bảo cho hoạt động lao động được năng suất, chất lượng, hiệu quả mà còn hạn chế được hành vi vi phạm kỉ luật của NLĐ.
Thứ hai, những quy định về trật tự tại nơi làm việc. Trật tự tại nơi làm việc làm phạm vi làm việc, đi lại, giao tiếp, văn hóa ứng xử, trang phục tại nơi làm việc và những yếu tố khác về giữ gìn trật tự chung. Những quy định này có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tạo ra môi trường lao động an toàn và hiệu quả. Ví dụ nội quy công ty có thể quy định: “Nhân viên không được tự ý rời khỏi nơi làm việc khi chưa có sự động ý của trưởng phòng... hay nhân viên không gây mất trật tự, phá hoại tài sản chung công ty... hoặc Nhân viên trong công ty phải đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc.... Không được đánh bạc, uống rượu bia, đánh nhau... tại công ty...”.
Thứ ba, những quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động. NQLĐ thường quy định về việc chấp hành những biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động, ngăn ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ các quy phạm, các tiêu chuẩn an toàn lao động, về sinh lao động; việc sử dụng và bảo quản trang bị phòng hộ cá nhân; vệ sinh công nghiệp tại nơi làm việc.
Thứ tư, bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh của đơn vị: Khi tham gia quan hệ lao động, NLĐ được NSDLĐ giao máy móc, thiết bị tài sản để thực hiện công việc. Thậm chí ở một số vị trí, NLĐ còn nắm bắt được cả những bí mất cộng nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, kinh doanh của đơn vị là nghĩa vụ bắt buộc đối với NLĐ khi tham gia quan hệ lao động. Tuy nhiên bí mật công nghệ kinh doanh là vấn đề tương đối trừu tượng, NLĐ nhiều khi rất khó xác định. Bởi vậy, NQLĐ cần phải quy định cụ thể những gì được coi là bí mật công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp để NLĐ biết và thực hiện. Cụ thể trong nội quy cần quy định cụ thể các loại tài sản, tài liệu, tư liệu, số liệu của đơn vị thuộc phạm vi trách nhiệm được giao phố đối với từng loại công việc để ràng buộc trách nhiệm của NLĐ.
Thứ năm, phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trình tự thủ tục xử lí hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Quấy rối tình dục tại nơi làm việc đang là vấn đề nóng được đặt ra trong bối cảnh hiện nay. Các đơn vị sử dụng lao động từ trước đến nay ít quan tâm đến vấn đề này trong khi nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường làm viễ. VÌ vậy, trong NQLĐ của đơn vị cần quy định về việc phòng, chống cũng như xử lí hành vi quấy rối tình dục để mọi người phải tuân thủ.
Thứ sáu, trường hợp tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với HĐLĐ. Điều chuyển NLĐ sang làm công việc khác so với HĐLĐ là một trong các nội dung thuộc quyền quản lí lao động của NSDLĐ vì vậy cần phải được quy định trong NQLĐ. NSDLĐ cần quy định cụ thể về các căn cứ được điều chuyển, thủ tục điều chuyển, thời gian cũng nhu quyền lợi của NLĐ trong thời gian điều chuyển
Thứ bảy, các hành vi vi phạm kỉ luật lao động, hình thức kỉ luật lao động và trách nhiệm vật chất. Đây là nội dung hết sức quan trọng và không thể thiếu được trong NQLĐ của đơn vị bởi chính là căn cứ để NSDLĐ xử lý kỉ luật đối với NLĐ. Hành vi nào bị coi là hành vi vi phạm kỉ luật, tương ứng với nó là hình thức xử lí nào, NSDLĐ phải quy định cụ thể trong nội quy.
Vì vậy, trong NQLĐ, NSDLĐ có trách nhiệm cụ thể hóa từng loại hành vi vi phạm, mức độ vi phạm, các hình thức xử lí vi phạm kỉ luật lao động; xác định các loại trách nhiệm vật chất, mức độ thiệt hại, phương thức bồi thường phù hợp với đặc điểm của đơn vị, với thỏa ước lao đông tập thể (nếu có) và không trái pháp luật.
Thứ tám, người có thẩm quyền xử lí kỉ luật: việc pháp luật cho phép NQLĐ quy định về người có thẩm quyền xử lý kỉ luật là đảm bảo quyền tự chủ của doanh nghiệp. Tuy thuộc điều điện thực tế của doanh nghiệp mà đơn vị sẽ quyết định ai là người có thẩm quyền xử lí kỉ luật lao động.
Như vậy, theo quy định của pháp luật, NQLĐ của một đơn vị sử dụng lao động bao gồm những nội dung cơ bản nêu trên. Nhìn chung, những nội dung này đều hướng tới việc thiết lập trật tự doanh nghiệp và là sự cụ thể hóa các quy định về kí luật lao động. Các quy định trong NQLĐ cần phải được xây dựng linh hoạt, phù hợp với đặc tính công việc cũng như hoạt động quản lý.

5. Thủ tục ban hành nội quy lao động

Nội quy lao động do NSDLĐ ban hành song lại liên quan đến việc chấp hành của NLĐ. Nên, để tránh sự lạm quyền của NSDLĐ cũng như bảo vệ quyền lợi của NLĐ, pháp luật quy định khi ban hành nội quy NSDLĐ phỉa tuân theo nhưng trình tự thủ tục nhất định.
Theo khoản 1 Điều 118 Luật Lao động 2019, mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động, trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 119 quy định “1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh”
Như vậy, các doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Trường hợp không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 05 - 10 triệu đồng (theo điểm b khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động)
Theo quy định tại khoản 3 Điều 118 BLLĐ năm 2019, trước khi ban hành NQLĐ hoặc sửa đổi, bổ sung NQLĐ, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở nơi có tổ chức đại điện NLĐ tại cơ sở. Mặc dù tổ chứa đại diện NLĐ không có quyền quyết định về nội dung các điều khoản trong nội quy, song việc tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ là cần thiết và bắt buộc. Một bản NQLĐ mà không có sự tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ thì sẽ không được coi là hợp pháp, đồng thời việc không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ khi ban hành nội quy cũng bị xem là sự vi phạm pháp luật lao động và bị xử phạt hành chính.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
- Số lượng: 01 bộ
Bước 2: Nộp hồ sơ:
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan chuyên môn về Lao động thuộc UBND cấp tỉnh - Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện - Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền)
- Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
- Cách thức nộp: Một trong 03 hình thức sau:
+ Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến cơ quan chuyên môn về lao động;
+ Nộp hồ sơ trực tiếp;
+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
Bước 3: Cơ quan chuyên môn về lao động xem xét, tiếp nhận hồ sơ
- Thời hạn: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
- Nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.
Lưu ý: Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Bước 4: Hiệu lực của nội quy lao đông
NQLĐ sẽ phát sinh hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký NQLĐ mà không phải sửa đổi, bổ sung. Còn NQLĐ nếu phải sửa đổi, bổ sung khi có thông báo từ cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh về NQLĐ trái với pháp luật hiện hành thì NSDLĐ phải tiến hành thủ tục sửa đổi, bổ sung NQLĐ, vì vậy thì thời điểm phát sinh hiệu lực sẽ kéo dài hơn và đăng ký lại mà nội quy hợp pháp thì có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận hồ sơ đăng ký NQLĐ.
NQLĐ có hiệu lực trong phạm vi toàn doanh nghiệp, đối với từng NLĐ NSDLĐ. NLĐ trong đơn vị doanh nghiệp dù làm công việc gì, ở bộ phận nào, ở phạm vi lãnh thổ nào đều phải tuân thủ NQLĐ do NSDLĐ ban hành, NSDLĐ cũng phải tôn trọng, thực hiện đúng những quy định mình đưa ra.
Như vậy, vai trò của NQLĐ đối với doanh nghiệp tổ chức rất quan trọng mà phải có. NQLĐ quy định chi tiết đầy đủ giúp cho NLĐ và NSDLĐ áp dụng nhằm đảm bảo công việc hiệu quả, giúp cho việc quản lý của NSDLĐ tốt hơn, năm bắt rõ tình hình công ty theo một thể thống nhất
Dịch vụ của Công ty Luật TNHH Hà Thành Asia
Công ty Luật TNHH Hà Thành Asia cung cấp dịch vụ pháp lý trực tuyến đa dạng, như tổng đài tư vấn pháp luật 1900 8963, tin nhắn, video call, website… các luật sư, chuyên gia có thể dễ dàng tương tác với khách hàng, cung cấp dịch vụ pháp lý với chất lượng cao, thời gian nhanh nhất, chi phí hợp lý nhất. Với kinh nghiệm dày dặn của các luật sư, chuyên viên trên đa dạng các lĩnh vực: Tư vấn pháp luật, dịch vụ tranh tụng và trọng tài, giấy phép con, doanh nghiệp,… hy vọng sẽ đem đến những giải pháp tối ưu nhất cho quý khách hàng.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT HÀ THÀNH ASIA – Hotline miễn phí: 1900 8963
Website:  http://luatsuhathanh.com
  http://Congtyluathathanhasia.com
Email :    luathathanhasia@gmail.com
Facebook : https://www.facebook.com/luatsuhathanh
Địa chỉ: Số 5, ngõ 104A, đường Thụy Phương, P. Đông Ngạc, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội.

Trân trọng!